Hoy tenés que trabajar en ese proyecto que va a mover tu carrera hacia adelante, pero como estás enfocado en el “día a día”, hace varios días que no le ponés atención. ¿Por dónde arrancar?

Al mismo tiempo, tenés que hacer gestiones menores, como activar una línea de celular y te acaban de pedir -una vez más- una copia de tu cédula de identidad. Estás seguro de que ya la tenías digitalizada… ¿pero dónde?

Se acerca fin de mes y querés revisar tus finanzas personales, pero ¿dónde guardaste ese archivo para encontrarlo rápido y, a la vez, mantenerlo privado?

Tuviste un rato libre, viste una idea para tu casa soñada, pero ni siquiera estás considerando comprar un terreno aún… ¿la guardo o no la guardo?

La lista de bombardeo de información ya era grande. Si le sumamos que vivimos en un mundo cada vez más digital, a veces puede volverse insostenible.

El problema de fondo

Esta pregunta de cómo organizar información me ha acompañado durante años. Probé con sistemas que funcionaron por un tiempo, pero que eventualmente quedaron obsoletos o terminaron atrapándome más a mí que ayudándome.

De hecho, escribí un artículo sobre el segundo cerebro. Si lo leíste, te pido perdón: quedó innecesariamente complicado. Hay contenido ahí para al menos cinco artículos.

Por eso, hoy quiero presentarte mi última iteración, la que vengo usando hace más de un año y con la que estoy súper contento. Es una forma estúpidamente sencilla de organizar mis archivos, y espero que te resulte útil.

La promesa es que al terminar de leer este blog (<10min) tengas una mejor manera de organizarte.

El método PARACI

Este sistema se basa en el método PARA de Tiago Forte (Building a Second Brain), con un pequeño ajuste: le sumé la “CI”. Consta de 6 carpetas:

1. Projects (Proyectos): Agrupa actividades que tienen un objetivo concreto y una fecha de finalización.

2. Areas (Áreas): Son responsabilidades continuas en tu vida. Ej: Finanzas personales, Hijos, Consultoría, Salud.

3. Resources (Recursos): Temas de interés general que no son ni proyectos ni responsabilidades. Ej: Fútbol, Cocina, Negocios. 

4. Archive (Archivo): Información que no necesita tu atención activa. Proyectos finalizados, áreas que ya no gestionás o cualquier cosa que no encaje en las categorías anteriores pero que no querés perder. Es el freezer.

5. Calendar (Calendario): Información organizada en función del tiempo. Útil para notas de reuniones, bitácoras, mensajes que le quiero enviar a mi yo del futuro, etc.

6. Inbox (Bandeja de entrada): Donde capturás información nueva que aún no clasificaste.

¿Por qué funciona?

Porque está diseñado para ser accionable.

La mayoría aprendimos a organizar información en la etapa académica: por materias como Matemática o Historia. Después, replicamos esa estructura en una vida donde ya no hay exámenes ni profesores que te digan qué hacer.

El problema es que no vivimos en un aula. El sistema de información debería ayudarte a responder dos preguntas clave:

1. ¿Qué es lo siguiente que debo hacer?

2. ¿Cómo encuentro rápidamente la información que necesito para moverme?

Por eso, el foco está en los proyectos. Asumiendo que planificaste, lo que decidiste hacer, es en los proyectos donde debería concentrarse tu energía.

Los cocineros tienen un concepto llamado mise en place: tener todos los ingredientes y utensilios listos en un solo lugar antes de empezar a cocinar. La idea es la misma: tu carpeta del proyecto X debería contener todo lo que necesitás para que tu creatividad esté al servicio del proyecto.

Al igual que tu interés, el sistema es dinámico

Imaginá que estás de viaje en un Airbnb. ¿Dónde guardan los cubiertos? Probablemente no donde vos lo harías.  Yo típicamente abro todos los cajones hasta que encuentro el cuchillo y siempre termino ofendido porque no guardan los cubiertos en el primer cajón al lado de la cocina. Algún loco incluso guardó tenedores y cuchillos en cajones diferentes 🤣 .

Los archivos queremos administrarlos de manera similar. Tratamos  de encontrar “el lugar perfecto”, bautizarlo y después que se respete 🙏 . 

El sistema PARA abraza la idea que no existe lugar perfecto, asume que todo es dinámico, y la máxima a respetar es que el archivo debe estar cerca de donde lo vas a utilizar. El sistema va mutando con vos.

Por ejemplo:

• Cuando empezas un proyecto, recolectás archivos de distintos lugares para tener tu propio mise en place dentro de la carpeta del proyecto.

• Cuando termina, la carpeta entera pasa a Archivado.

• Si en el futuro hacés algo similar, revisas el “freezer” (archivado) y reutilizás lo que sirva.

El sistema está al servicio de tu foco, y ese foco cambia con el tiempo.

¿Es una herramienta o un sistema de archivos?

Ambos. Y por eso me gusta tanto.

Podés implementarlo en una app de gestión de conocimiento, directamente en tu sistema de archivos, o en una herramienta para seguimiento de tareas. Funciona igual en cualquier contexto.

¿Cómo arrancar ahora?

Si leíste hasta acá y tenés ganas de arrancar, te dejo el método para arrancar ahora en 30min.

1) Asumí bancarrota digital (5min)

La bancarrota real en el mundo civil puede tener consecuencias graves, en tu propio mundo digital, ninguna. Animate.

Definí tu estructura mínima. Te recomiendo PARAI (sin Calendar) para comenzar.

Todo lo que tengas, pasalo a Archivado y arrancá de cero.

No vas a perder nada: creá una carpeta dentro de Archivado que se llame “Backup Febrero 2025” y poné todo ahí.

Listo, todo limpio para empezar.

De los 5 minutos estimados para esta tarea, probablemente pases 4 rumiando si es o no una buena idea.

2) Definí tus áreas (2min)

Identificá tus áreas de responsabilidad. No hace falta crear carpetas aún, solo listalas y crealas a medida que vas necesitando acomodar archivos dentro. La idea es que tengas un elemento para comparar la alineación con los proyectos que tenes abierto.

3) Definí tus proyectos (23 min)

1. Tomá un papel y escribí la lista de proyectos actuales.

2. Revisá tus apps para detectar proyectos ocultos que te están consumiendo energía (ej: correo de las últimas 3 semanas, calendario de las últimas 2 y las siguientes 2).

3. Para cada proyecto, definí un objetivo y una fecha límite. Ejemplo:

   1. Nosequenose - Articulo Febrero enviado antes del 15/02

   2. Empresa X - Plan comercial del año revisado en Q1

   3. Salud - Plan nutricional evaluado compatible con mi flia en Q1.

4. Asigna cada proyecto a un área. Puede que surjan áreas nuevas o que descartes proyectos que no tienen sentido para tus objetivos.

5. Tacha todo lo que no es un proyecto:

   1. Sueños porque no tienen fecha y objetivo concreto.

   2. Si es de muy largo plazo tal vez sea un área y no un proyecto. Por ejemplo, No es armar mi siguiente empresa, sino encontrar un problema relevante para fecha X.

   3. Rutinas o bloques de tiempo. Ejemplo: cena romántica 1 vez a la semana.

4) A caminar se aprende caminando

No esperes el sistema perfecto. Abraza la idea de que es dinámico.

Lo importante es que te ayude a actuar. Con cada iteración, va a mejorar.

Algunas ideas para mantenerte encima de la ola

Si ya decidiste iniciar este proceso, acá tenés algunas ideas para encontrar un equilibrio entre la energía que invertís en el sistema y los beneficios que obtenés de él.

Cuando surjan nuevos temas y no sabes de inmediato dónde ubicarlos, simplemente dejalos en Inbox.

Cuando llegue el momento de hacer una limpieza, recorré los elementos del Inbox preguntándote si los clasificás en Proyectos, Áreas o Recursos. Si no encajan en ninguna de esas categorías, simplemente borralos.

Sentite libre de no guardar cosas. Si la información no cae en una de las categorías anteriores, es probable que genere más ruido que utilidad. El esfuerzo de almacenarla no vale la pena en comparación con el impacto real que tendrá en tu avance.

Cada tanto hay que hacer limpieza, pero sin exagerar, para que el sistema no termine atrapando tu energía creativa y seas vos quien esté al servicio del sistema. La frecuencia ideal depende de lo que estés haciendo en ese momento: puede ser cada una, dos o cuatro semanas. Lo importante es pasar por el Inbox de tanto en tanto, vaciarlo, recuperar esa sensación de orden y seguir adelante.

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Conclusión

Esta es una de esas ideas tan simples que parecen obvias una vez que está en marcha.

A mí me cambió la forma de gestionar mis archivos y, sobre todo, de mantener el foco.

Como soy fácil de distraer, este sistema me ayuda a saber si lo que estoy haciendo realmente importa o si es una distracción disfrazada de productividad (como leer un artículo que no necesito en este momento).

También es un excelente antídoto contra el clásico “esto termino en 5 minutos y paso a algo importante”. Está muy alineado con el concepto de Stephen Covey de “primero lo primero”, porque te da claridad sobre cuáles son tus proyectos abiertos.