Construyendo un segundo cerebro

El cerebro humano, aunque increíblemente poderoso, tiene sus limitaciones. En ocasiones, nos enfrentamos a desafíos para recordar información clave, justo cuando más la necesitamos, o el simple hecho de intentar recordar nos quita presencia del momento. Es por eso que estoy construyendo lo que llaman "un segundo cerebro", una herramienta personalizada para gestionar y acceder rápidamente a la información que necesito.

En esta edición van algunas ideas que obtuve de los gurús que están hablando de estos temas. Los conceptos sirven para organizar conocimiento (como logro hacer sentido del mundo?) y cómo priorizo mis acciones (como actúo en el mundo?).

Resumen rápido

El resumen rápido es combinar un concepto antiguo, el de “escribir las ideas” (un diario, una bitácora), con las ventajas que nos brinda el mundo digital. De esta forma, puedo construir mi segundo cerebro, enfocado en acceder rápidamente a la información, lo que libera a mi cerebro principal (el de fábrica) para generar nuevas ideas de manera más fluida.

Ideas claves

El Inbox: Un lugar para capturar todo lo nuevo, y liberar la mente

El "Inbox" es un espacio donde puedo escribir y dejar registradas todas las ideas y pensamientos que me vienen a la mente. Por ejemplo, si estoy caminando y recuerdo que necesito comprar comida para mi perro, lo anoto en mi Inbox. Del mismo modo, si se me ocurre un enfoque nuevo para resolver un problema, también lo capturo en el Inbox.

Es importante establecer momentos regulares para revisar el Inbox y decidir qué hacer con cada nota. Podemos convertir las notas en tareas, nuevos proyectos, programarla, o delegar algo. La metodología GTD (Getting Things Done) propone pasos concretos para organizar esta información.

Una de las mayores ventajas del Inbox es que nos brinda una sensación de "paz mental". Saber que todo está capturado en un solo lugar nos permite liberar nuestra mente y concentrarnos en la tarea que estamos realizando en ese momento. Se puede implementar el Inbox utilizando un cuaderno físico, una aplicación electrónica o incluso enviando mensajes de voz. La clave es que sea ágil y siempre lo tengamos disponible, de modo que podamos confiar en que todas nuestras ideas nuevas están en un solo lugar.

Tomar notas en una herramienta moderna con soporte de enlaces: Recomiendo Obsidian

Aunque no es necesario utilizar una aplicación específica para aplicar todos los conceptos de organización, contar con una herramienta digital puede facilitar enormemente el proceso. Personalmente, recomiendo Obsidian.

Obsidian puede definirse como "una Wikipedia personal". Con esta herramienta, puedo escribir notas utilizando el formato wiki y establecer enlaces entre las notas (el arma más poderosa). La herramienta está diseñada con un foco en editar rápidamente y acceder a la información que estoy buscando de distintas maneras: enlaces, búsquedas, gráficos de las notas.

No puedo extenderme mucho más en la introducción de Obsidian, ya que es difícil superar el trabajo que ha realizado Nicole van der Hoeven al respecto.

Organizar según la accionabilidad: El contexto define la acción

La accionabilidad se refiere a tener la información lista y disponible cuando la necesitamos. Por ejemplo, mi correo electrónico lo clasifico con los siguientes tags:

• Accionar: Correos que requieren alguna acción de mi parte, como responder o leer.

• En espera: Correos que envié y estoy esperando respuesta.

• Referencia: Correos que necesitaré en las próximas dos semanas.

Una vez que he decidido qué etiqueta aplicar, archivo directamente los correos para sacarlos de la bandeja de entrada. Con este enfoque, puede simplemente revisar las listas (Accionar y En espera) y saber rápidamente si tengo algo que hacer o si debo hacer algún seguimiento.

El contexto define la acción. Otras listas de tareas que me resultan interesantes son: "Llamadas", "Compras", "En el teléfono". Por ejemplo, cuando estoy conduciendo, puedo revisar la lista de llamadas; antes de regresar a casa, puedo verificar la lista de compras; y en la lista "En el teléfono" tengo temas que me han llamado la atención para leer mientras espero que el médico me atienda.

La clasificación de estas tareas la realizo al procesar mi Inbox. De esta manera, separo la decisión de “qué hacer”, del momento en que efectivamente se realiza la tarea.

Esta forma de organizar la información es como un "regalo para mi yo del futuro". Es como si me enviara un mensaje a mí mismo justo en el momento en que lo necesitaré.

Combinar jerarquía, y enlaces para tener múltiples accesos a la información.

Solía organizar la información en una estructura jerárquica. Quizás algunos de ustedes tengan algo similar, como "Trabajo/Cliente X/Proyecto Z" o "Hobbies/Recetas/Pizzas".

Aunque esto proporciona cierto orden, a menudo me encontraba con que algunas notas pertenecían a más de una categoría. Si decidía colocarlas en una carpeta específica, perdía la posibilidad de encontrarlas cuando las necesitaba.

Bienvenidos al mundo de la estructura fija y las etiquetas. Encontrar un equilibrio entre la estructura y los enlaces no es fácil, pero el enfoque presentado por Nick Milo con el esquema ACCESS ha sido el más útil para mí:

• Atlas: Notas que funcionan como mapas, contienen enlaces a otras notas (Map Of Content).

• Calendar: Todo lo que está organizado por fechas.

• Cards: Conceptos independientes. Los divido en Personas, Organizaciones y Conceptos.

• Extras: Todos los archivos adjuntos en bruto.

• Sources: Dos directorios internos: libros y artículos. Contienen resúmenes de lo que he leído.

• Space: Los proyectos en los que estoy trabajando actualmente.

Además, tengo un "Inbox" donde coloco todo lo nuevo que aún no sé dónde ubicar. Al igual que el inbox de tareas, lo proceso regularmente.

Parecería poco, pero tener enlaces es lo que permite crear relaciones entre las notas y tener diferentes puertas de entrada a la información que estoy buscando.

Crear notas y no solo tomar notas

Este es un concepto con el que probablemente todos estamos familiarizados. Sin embargo, con el apoyo de herramientas adecuadas y la disciplina para hacerlo de manera sistemática, adquiere un poder mayor.

Tomar notas es una actividad pasiva. Consiste en escribir lo que escuchamos en una clase, subrayar lo que leemos, o guardar citas que nos interesan. Es una parte importante, pero no es suficiente para generar conocimiento.

Crear notas implica ir más allá de lo que vemos y escuchamos. Es volver a escribir lo que percibimos con nuestras propias palabras, para realmente apropiarnos del conocimiento.

Mind management en lugar de time management

Mantuve el título en inglés porque se habla mucho de "time management", es decir, cómo aprovechar al máximo el recurso finito que todos tenemos: el tiempo. En el libro que inspiró esta sección, David Kadavy habla de la importancia de establecer rutinas para permitir que nuestra mente creativa funcione eficientemente.

Kadavy propone dividir las tareas utilizando el acrónimo "PER Golf PAR": Priorizar, Explorar, Investigar (Research), Generar, Pulir, Administrar, Regenerar.

Por ejemplo, Kadavy destaca la importancia de crear las condiciones adecuadas para poder generar un documento, o diseñar (etapa de Generar). Algunas de estas condiciones las hemos aprendido por experiencia, cómo reservar al menos un bloque de tiempo al día (4 horas seguidas) para generar algo nuevo. Sin tener reuniones y minimizando interrupciones, el cerebro se prepara para entrar en la zona que algunos llaman “el estado de flujo”.

También se destaca la importancia de la "Regeneración" y cómo el cerebro necesita descanso para poder asimilar eficazmente el conocimiento adquirido. Esto es especialmente liberador para los “workaholic”.

Conclusión

La organización de tareas y el manejo del conocimiento adquirido pueden ser complejos, y como cada persona es única, no existe una solución única. Este artículo sólo abarca una selección de conceptos, y hay otros que no se han mencionado. Mi objetivo es que hayas encontrado información nueva que te permita explorar formas más eficientes de organizar tus tareas y el conocimiento que vas adquiriendo.

Además, a partir de ahora, habilito la parte interactiva. Si consideras que deberíamos profundizar en algún tema en particular,o tenés cualquier otro comentario ¡me encantaría escucharte! Solo tenés que responder a este artículo (si lo recibiste por correo).

Referencia a los gurús

"Building a Second Brain" - Tiago Forte:

Tiago Forte se convirtió en uno de los gurús más conocidos en el manejo de la información debido a la necesidad personal de desarrollar una metodología para recordar lo que aprende.

"Getting Things Done" - David Allen:

David Allen es conocido por el concepto de capturar información, clasificar las mismas, delegar y accionar. Su enfoque se centra en la realización efectiva de tareas. Sin embargo, es importante tener cuidado al implementarlo, ya que puede requerir cierto tiempo de adaptación. A mí me llevó 3 años incorporar una versión sana.

“Mind Management, not Time Management" - David Kadavy:

Como ya hemos mencionado, David Kadavy habla de la importancia de gestionar nuestra mente en lugar de nuestro tiempo. Este enfoque proporciona ideas valiosas para aprovechar al máximo nuestra creatividad y productividad.

El canal de Nicole para aterrizar cosas a Obsidian

Nicole van der Hoeven tiene un excelente canal donde muestra consejos de como utilizar mejor Obsidian.

Linking your thinking - Nick Milo

Nick Milo tiene en Linking your thinking material super interesante para aprender como organizar información y que sea fácilmente consumible por “nuestra versión del futuro”.